Документооборот в «цифре»: как облегчить и автоматизировать документооборот в IT-компании | статьи на docronik

В 2020 году, кажется, что в онлайн ушло все, что только можно. А можно ли оцифровать документооборот компании, чтобы по максимуму убрать бумажную рутину?

Вместе с юристом корпоративной практики юридической фирмы Legaltax Егором Кравченко разбираемся, какие есть легальные возможности по автоматизации документооборота — в отношении договорной работы, оформления первичных учетных документов и какие есть особенности для резидентов ПВТ.

Работа с договорами

1. Альтернативные способы подписания

Одно из последних изменений в Гражданский кодекс упростило требования к подписанию договоров. Статья 404 Гражданского кодекса допускает заключение договоров путем составления/обмена текстовыми документами, в том числе документами в электронном виде/электронными документами, которые подписаны сторонами собственноручно либо в электронном виде – с использованием электронно-цифровой подписи, факсимиле или скан-копии.

Важно: при выбранном способе подписания можно идентифицировать подписанта и законодательство/соглашение сторон не запрещает подписывать такой документ с помощью аналогов собственноручной подписи.

В настоящее время законодательство не содержит каких-либо ограничений по видам договоров, которые можно подписывать в электронном виде, кроме договора продажи недвижимости – он должен быть составлен в форме одного документа, подписанного всеми сторонами (т.е. обмен документами не подойдет).

Стороны могут договориться, что не только договор, но и дополнительные соглашения, заявки и приложения к нему также могут подписываться альтернативными методами.

Вместе с тем использование аналогов собственноручной подписи может быть рискованным в случае работы с недобросовестными клиентами (риск оспаривания договора из-за проставления факсимиле без ведома уполномоченного лица). Поэтому по крупным, ключевым или долгосрочным сделкам лучше использовать собственноручную подпись.

2. Публичная оферта

В зависимости от бизнес-модели и характера оказываемых услуг публичная оферта может прилично ускорить процедуру заключения договоров.  В частности, такое решение эффективно для IT-сферы (например, для лицензионных соглашений) и масс-маркета (например, интернет-магазинов).

Как это работает?

Компания размещает в публичном доступе (например, на своем сайте) публичную оферту, в которой указываются условия, на которых компания предлагает своим потенциальным клиентам приобрести товар, работу или услугу. Также рекомендуем прописать в оферте процедуру обмена первичными учетными документами (актами выполненных работ, выставление счетов и т.п.).

Потенциальный клиент должен ознакомиться с размещенными условиями и «присоединиться» к ним, если он согласен на этих условиях купить товар, получить работу или услугу. На практике такое согласие выражается в проведении оплаты.  

При этом клиентами по публичной оферте могут быть не только физические, но и юридические лица и ИП.

3. Первичные учетные документы

Подписание факсимиле

В настоящее время легальной и безопасной возможности подписания первичных учетных документов (актов, счетов, ТТН и т.п.) для белорусских компаний альтернативными способами не имеется. Контролирующие органы признают такие документы, подписанные факсимиле, недействительными – они не отвечают установленным требованиям из-за отсутствия оригинальной подписи должностного лица. Рекомендуем обращать на это внимание и при получении первичных документов от контрагентов.

Для резидентов ПВТ есть исключения – о них далее.

Подписание ЭЦП

Первичные учетные документы могут быть легально подписаны ЭЦП – дублировать документ в бумажном виде не нужно.

Обращаем внимание, что при двустороннем подписании ЭЦП обе стороны должны использовать именно ЭЦП. Так, если одна из сторон подпишет документ ЭЦП, а вторая — собственноручной подписью, то документ не будет считаться «электронным». Для односторонних документов ограничений по использованию ЭЦП для подписания нет.

Рекомендуем включить возможность применения/неприменения ЭЦП в договорах со своими контрагентами.

«Льготы» по оформлению первичных учетных документов для резидентов ПВТ

Резиденты ПВТ могут подписывать первичные учетные документы как с белорусскими резидентами, так и иностранными компаниями/ИП:

— факсимиле;

— ЭЦП;

— иными аналогами собственноручной подписи.

Для резидентов ПВТ установлен упрощенный порядок составления и оформления первичных документов при работе с нерезидентами:

— они могут единолично составлять первичные документы (бухгалтерские справки, справки-расчеты).

При этом самостоятельно разработанные формы таких учетных документов должны быть включены в учетную политику компании.

— могут оформлять две и более однородные хозяйственные операции, совершенные в один календарный месяц, одним первичным документом (в том числе единолично).

Пример: Компания продает лицензии на использование своего ПО в январе 2021 15 контрагентам. Обороты от продажи всех этих лицензий можно «закрыть» в феврале 2021 одним актом, в котором перечислить всех контрагентов списком, указать общий объем и общую стоимость оказанных услуг (проданных лицензий), указать период использования лицензий (январь 2021). 

— могут принимать к учету первичные документы на иностранном языке, исходящие от нерезидента РБ.

Требования к таким документам:

— подпись нерезидента необязательна (например, на инвойсе);

— документ должен включать информацию о содержании операции (например, за что производится оплата), дату ее совершения и в каком количестве она совершена. При необходимости к такому документу можно приложить его перевод на русский/белорусский язык с заверением (можно использовать факсимиле или иные аналоги собственноручной подписи руководителя/уполномоченного лица).

Одностороннее составление первичного учетного документа

В августе 2020 года был расширен перечень случаев, когда допускается одностороннее составление первичных учетных документов для резидентов ПВТ. По Постановлению Министерства финансов от 12.02.2018 № 13, односторонние первичные учетные документы могут составляться в случаях:

— выполнения работ (оказания услуг) по договору, заключенному в письменной форме, в котором есть пункт о возможности оформления актов оказанных услуг/работ единолично.

Исключение — договоры подряда, не являющиеся публичными договорами;

— временного владения/пользования имуществом по договору аренды/лизинга, заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление первичных учетных документов единолично;

— поступления товарно-материальных ценностей из-за пределов Республики Беларусь;

— оказания услуги заказчиком, застройщиком по организации строительства (пункт 1 ст. 55 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 300-З «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь»);

— купли-продажа товаров, оказания услуг через автозаправочные станции.

На практике в отношении единоличного подписания актов часто работает правило: стороны согласовывают двустороннее подписание акта, но при этом в случае необоснованного отказа от подписания акта одной стороной другая сторона вправе подписать акт в одностороннем порядке.

Для резидентов ПВТ при работе с иностранными контрагентами разрешено составлять единоличные акты вне зависимости от наличия в договоре оговорки о возможности одностороннего подписания.

При единоличном составлении первичного учетного документа (к примеру, акта оказанных услуг) каждая сторона (заказчик и исполнитель) составляет свой документ. Подпись второго контрагента на нем не проставляется.

4. Кадровые документы и доверенности

Доверенности и кадровые документы (например, трудовые договоры, трудовые книжки) подписываются собственноручно руководителем или уполномоченным должностным лицом нанимателя.

В целом возможность использования ЭЦП в отношениях между работником и нанимателем пока закреплена только для дистанционных работников. В остальных случаях рекомендуем ориентироваться на собственноручное подписание — есть риск признания документов, подписанных факсимиле, не имеющими юридическую силу.

Возможности ЭЦП

ЭЦП наиболее часто используется для взаимодействия с госорганами (ФСЗН, Белгосстрах, Белстат) и банками для предоставления отчетности, деклараций, отправки запросов, работы с электронными счетами-фактурами.

Кто может подписывать документы от компании с ЭЦП

Каждая ЭЦП имеет личный ключ, который вправе использовать только его владелец. Владеть личным ключом ЭЦП может как физ., так и юр. лицо. Данные о владельце ключа указываются в сертификате открытого ключа.

С физ. лицами все просто: ЭЦП = аналог собственноручной подписи.

Личный ключ ЭЦП, принадлежащий физ. лицу, можно использовать и в профессиональной деятельности: например, бухгалтер может подписывать документы от имени компании своим личным ключом ЭЦП, но лишь в случаях:

— у него есть атрибутный сертификат от компании (аналог доверенности), который можно оформить в РУЦ ГосСУОК. Атрибутный сертификат подтверждает его связь с компанией, от имени которой он подписывает документы;

— при отсутствии атрибутного сертификата – одновременно с ЭЦП работника на документе проставляется ЭЦП компании.